Темы организации дня, самоорганизации и борьбы с прокрастинацией сейчас очень актуальны. Отчасти потому, что насыщенность жизни с каждым годом все растет, а в сутках остаются все те же 24 часа. Отчасти - из-за того, что все больше людей переходят на фриланс, либо начинают работать удаленно, - и в отсутствии строгих начальников и дедлайнов приходиться учиться организовывать свой день самостоятельно.
Полгода назад я уже писала о том, как я организовываю свой день, основные принципы остались те же, но сама система несколько видоизменилась.
Базовые принципы моей системы самоорганизации:
- Список дел (я веду в программе Things) - дела там разделены по областям, внутри которых есть проекты и отдельные дела
- Напоминалки (для них использую стандартный календарь на маке) ставлю только на события, привязанные к определенной дате-времени, например, если у меня запланирована сессия с клиентом
- Фиксация времени - я фиксирую время, которое трачу на разные проекты и задачи, с помощью программы Timelime, при этом категории там повторяют Things, чтобы можно было определить, сколько времени уходит на конкретную область жизни/проект
- Отдых - один раз в неделю устраиваю себе в выходной, позволяя себе вообще не смотреть на список дел, не фиксировать время, делать только то, что хочется (или не делать ничего вообще)
Моя прошлая система строилась на том, что каждый день недели был «привязан» к определенной области работы или жизни. Например, стоками я занималась по вторникам, а личными и домашними делами - по субботам. Ничего плохого в такой системе нет, но лично для меня она работать перестала по двум причинам.
Во-первых, областей стало меньше, при этом нагрузка в рамках каждой - больше. Плюс некоторые «области» расширились и стали требовать к себе ежедневного внимания (в частности - блоги и стоки).
Во-вторых, некоторые проекты и дела успешно завершились (я написала и защитила диплом), и появилась необходимость перераспределить время.
В-третьих, позволить себе привязывать дела к дням недели можно только тогда, когда постоянно живешь где-то в одном месте. Я же последние месяцы очень часто перемещалась в пространстве. А две недели не рисовать на стоки, потому что два вторника подряд посвящены переездам из одной страны в другую, - это не очень правильно :)
В-четвертых, приходилось отдавать приоритет делам по географическому принципу - например, решать дела, которые требуют моего личного присутствия в Москве, пока я в Москве.
В общем, стало ясно, что система организации дня нуждается в тюнинге. И я его провела :)
Первое, что я сделала, - это разделила свою жизнь на области
Вот что у меня получилось:
- Иллюстрация (стоки, принтшопы, рисование на заказ, воркшопы и касты)
- Психология (клиенты, тренинги)
- Разный бизнес (сюда относятся разные небольшие проекты, плюс ведение бизнеса, вопросы бухгалтерии, отчетности и тп)
- Блоги (иллюстраторский, психологический, тревел)
- Разный бизнес (это проекты, которые слишком маленькие для своей области, но все же требуют внимания)
- Саморазвитие (курсы, тренинги, мастер-классы по всем интересующим направлениям)
- Домашние дела (ремонт, уборка-готовка и тп)
- Личные дела (спорт, решение разных личных вопросов а-ля ведение бухгалтерии)
Как видите, тут нет категории «отдых» - мне хочется, чтобы отдых ассоциировался со свободой выбора, творчества и тп, а не с выполнением дела «посмотреть серию такого-то сериала» или «сходить полежать у бассейна» :)
Второе - решила разделить все области на «работа» и «все остальное»
Поначалу возникла проблема: что считать работой? Когда работаешь сам себя, да еще и в разных направлениях, любое дело можно посчитать как отдыхом, так и работой. Ведь по сути я сама решаю, что делать и когда, то есть делаю то, что хочу, не это ли отдых? Но если я заношу дело в список - оно не становится работой, ведь туда может попасть и «приготовить ужин» или «убрать квартиру». Хм…
В итоге в голову пришло очень простое определение: работа - это дела, которые непосредственным образом влияют на заработок.
То есть, например, провести психологическую сессию или придумать концепцию тренинга - это работа. А посмотреть мастер-класс по иллюстратору - это уже не работа, потому что только косвенным образом связано с доходом, это саморазвитие и обучение.
В категорию «работа» попали первые несколько областей - иллюстрация, психология, разный бизнес и блоги. Блоги приписаны к работе авансом - пока я на них не зарабатываю, но в теории, если ими заниматься, это можно изменить.
Третье - я установила рабочий график
Зачем нужен график? Во-первых, при строгом соблюдении он выполняет роль «пиналки», то есть ты понимаешь, что у тебя есть некое количество дел, которое нужно сделать до такого-то часа, а значит, нельзя весь день откладывать начало рабочего дня. Чтобы привыкнуть к графику, полезно договориться с супругом/супругой о контроле и штрафах/поощрениях.
Мой идеальный график выглядит так: подъем в 6:30 утра, короткая йога и кофе, начало работы в 7-7:30, окончание в 15-16. Пока же я живу по более реальному: встаю в 8, начинаю работать в 8:30, планирую заканчивать в 17. Это, конечно, речь именно о рабочих делах, после этого как раз-таки и можно заняться остальными областями. То есть рисовать, учиться чему-то новому, читать книжки, плавать в бассейне, играть в теннис, гулять по пляжу, готовить, убираться, ну и просто заниматься ничего не деланием.
Пока моя главная проблема: уговорить себя остановиться. Когда подходит "час икс" - то бишь время оставить работу и заняться другими делами, мозг начинает вредничать. Ну еще! Ну я только разошелся! В общем, у меня пока небольшая внутренняя война :)
Зачем себя заставлять? - можете спросить вы. - Если работается, то надо работать!
Как бы не так. Я из тех людей, которые очень легко могут заработать синдром выгорания, потому что я от себя требую очень и очень много. Непосильно много. И к тому же, проанализировав свой график потраченного времени и сделанных проектов, я пришла к выводу, что больше работать - не значит больше делать. Очень часто решения сложных задач приходят во время пробежки по пляжу, а вдохновение рождается по ходу просмотра видео, да и просто отдохнуть иногда тоже очень надо.
Четвертое: отказалась от регулярных и запланированных дел
Всякий раз, открывая Things, я видела перед собой неслабый список дел (от привычки планировать больше, чем физически возможно успеть, я все еще избавляюсь), и чувствовала сильное сопротивление. Мозг не хотел делать то, что надо! Он буквально кричал «не хочу, не буду, пойдем смотреть сериальчики!» Я чаще всего не поддавалась, но на борьбу уходило уж больно много сил.
При этом в пятницу, когда у меня выходной, мозг прямо-таки требует действовать. Чаще всего самые нудные и противные дела, за которые я не могла взяться всю неделю, я решала именно в пятницу. Потому что это была не необходимость, а желание.
Подумала я подумала - и решила: больше никакого насилия. Удалила из списка дел в программе Things все регулярные дела, которые выползали каждый день в немеренном количестве и портили настроение, и перестала заранее разбрасывать дела по неделе. Теперь я заношу в календарь только сессии с клиентами и какие-то другие дела, привязанные к конкретной дате и времени.
Сначала был страх, что без этих регулярных напоминалок я буду забывать делать дела, но на деле оказалось, что то, что забывается, можно не делать вообще.
Приведу пример.
Раньше по воскресеньям в списке дел Things возникало несколько дел - «написать пост в блог иллюстратора», «написать пост в блог тревел» и тп. Получалось очень абстрактно (какой пост написать ведь не укажешь в регулярных делах), не вдохновляюще и масштабно, в итоге писать ничего не хотелось.
Сейчас я удалила эти напоминалки, создав проект «блог иллюстратора», «блог о свободной жизни», «блог тревел» и добавила в каждый из них дела, при этом одно дело = один пост на сформулированную тему. Когда темы кончатся, добавлю задание «составить новый список тем» :)
Пятое: определила параметр продуктивности - три дела за день
Раньше я отслеживала свою продуктивность по списку «чекнутых» дел в Things и по графику отработанного времени в TimeLime. Но на самом деле как такового критерия эффективности не было. Это не правильно, потому что так почти невозможно себя хвалить (или ругать).
Во многих книжках об организации дня я встречала упоминание о том, что не стоит планировать на день больше, чем три дела. Мол меньше - значит вы не эффективны, либо мало с себя требуете, больше - не успеете и не испытаете удовлетворения. Со мной чаще происходило второе: я могла напланировать себе 30 дней, работать 11 чистых часов, и в итоге все равно не чувствовать себя успешной. Потому что, как бы много я ни работала, дел всегда было больше :)
Я решила попробовать делать три дела за день.
И сразу наткнулась на вопрос: что считать делом? Наверное, единственный путь - руководствоваться своими внутренними ощущениями. Мне будет стыдно перед собой, если я буду считать день продуктивным, помыв посуду, выкинув мусор и почистив зубы (это аж четыре дела, если почистить их с утра и вечером :)).
Мое «дело дня» - это то, что предположительно займет 1-3 часа.
Чтобы было проще ориентироваться в списке дел и оценивать свои достижения, я добавила ко всем делам теги (очень удобная функция в Things!) - помимо «дело дня» там также есть «полдела дня», а также «четвертьдела». Если по итогам дня набралось три полных дела - значит я молодец, если больше - совсем здорово :) Если меньше, то надо посмотреть - не ошиблась ли я в оценке. Бывает, кажется, что успеешь сделать дело за пару часов, а оно занимает весь день.
Иногда очень хочется приписать тег «дело дня» какому-нибудь маленькому и противному делу, которое делать ну очень не хочется, хотя по всем критериям оно должно занять пять минут. Я стараюсь не поддаваться :)
И еще важное дополнение - "делами дня" у меня считаются только рабочие дела, то есть сварить суп, почитать жэжэшку, побегать - это как бы вне плана дня. Среди "нерабочих" дел тоже, понятно, много всего, что делать надо, и надо регулярно, но сейчас мои приоритеты смещены в область работы и профессиональной реализации, поэтому так. Сварить суп я и так не забуду, тут мне дополнительная мотивация не нужна.
Шестое: отказалась от сериального фона
Мне сложно работать в тишине - в детстве я делала уроки под шум телевизор, потом много лет работала журналистом в оупен спейсе, привыкла. И долгое время, работая, я включала фоном сериалы. Это помогало ровно до того момента, как я осознала, что могу почти наизусть процитировать Greys Anatomy, The Following и Revenge. За один рабочий день я «проглатывала» один сезон любого сериала, при этом смотреть что-то новое не получалось - слишком отвлекало от работы. А старое, даже очень любимое, уже реально поднадоело.
И тут я вспомнила про сайт focus@will. Прочитала про него в какой-то заметке про продуктивность, но использовать не могла, потому что то скорости интернета не хватало, то он у меня был тарифицированный. А тут все сложилось. Я попробовала - и мне понравилось. На этом сайте вы выбираете тип музыки из предложенных и жмете кнопку «плей». И в течение 60 минут вам крутят музыку, которая доказанно повышает продуктивность (исследования проводил сам сайт, но я готова подтвердить). Я обычно работаю на Ambient - такой медитативный белый шум :) Через час музыка остановится и вам будет предложено купить платный доступ ($4,99 в месяц при помесячном тарифе) - платные пользователи могут выбирать интенсивность музыки, регулировать длину «рабочих» сессий и имеют больший выбор музыки. Если платить не хотите, можете нажать крестик и запустить сессию еще раз.
Седьмое: организовала рабочее место
Я уже очень давно поняла, что удобное рабочее пространство - один из ключей к продуктивности, но только сейчас наконец-то смогла организовать свой маленький "домашний кабинет". За годы проживания в съемном жилье я успела составить список того, что мне нужно для комфортной работы дома:
- большой рабочий стол
- удобный стул, специально сделанный для работы (офисный, а не обеденный/барный/из набора для патио)
- выдвижные полочки где-то поблизости для разной мелочи, чтобы пространство стола было чистым и аккуратным
- принтер, сканер, копир
Теперь у меня все это есть, и пусть двухметровый стол смотрится немного нелепо в нашем маленьком домике, меня это ничуть не смущает: в данном случае комфорт важнее красоты. Иногда, устав сидеть за столом, я перемещаюсь на диван - мне кажется, очень полезно иметь две-три локации для работы, каждая под свои задачи. За столом удобнее рисовать или решать какие-то требующие высокой концентрации дела, а на диване отлично пишутся тексты и смотрятся обучающие видео.
Как сейчас выглядит мой день:
Я просыпаюсь, проверяю почту, пью кофе. Смотрю календарь на предмет привязанных/запланированных дел (точнее - они сами выползают, если они есть, у меня включены напоминалки). Если нет - смотрю списки дел по разным областям и ищу то, что хочется сделать. Из того, что хочется, выбираю то, что на данный момент наиболее актуально. То есть если хочется написать пост в блог, а посты я не писала уже неделю, то сажусь и пишу.
Когда дело сделано - выбираю следующее. И так до завершения «рабочего» дня :) Вот сегодня я написала уже два поста, сейчас сяду писать заметку на заказ - получается такой очень писательский день. Потом, если будет время, еще немножко позанимаюсь стоками, а если не будет - день уже можно будет считать вполне успешным.
И еще немножко моих наблюдений и продуктивности и организации дня:
- Если нужно сконцентрироваться на какой-то задаче, полезно отключить уведомления о приходе почты и новых сообщений на скайпе (поставить режим с красным кирпичиком). Потому что эти всплывающие письма и звуки очень отвлекают. Даже если удастся сдержать порыв посмотреть «а вдруг что-то важное?», то все равно на несколько секунд/минут теряешь концентрацию
- Продуктивно начать день гораздо проще, если не оставлять в браузере открытых блогов, статей и прочего «на почитать». Я люблю понаоткрывать себе всякого интересного в сафари с целью почитать, когда будет время, но в итоге весь день спотыкаюсь об эти страницы и отвлекаюсь. Теперь сохраняю ссылки в блокноте, наступает время отдыха - читаю
- Если дело можно сделать быстрее, чем за пять минут, его нужно взять и сделать, без раздумий
- И вообще я поняла, что конкретно мне очень полезно приучать себя меньше думать и больше делать. Это как с бассейном или морем: если заходить по чуть-чуть, то холодно, а если разбежаться и прыгнуть, не трогая перед этим воду, то куда быстрее становится хорошо.
Для тех, у кого не получается самостоятельно наладить продуктивную работу, напомню: сейчас я разрабатываю тренинг по продуктивности. Следите за обновлениями блога по RSS, почте или подписавшись на меня в твиттере, чтобы не пропустить скидки для первых записавшихся :) |
6
